DEMANDE DE PROPOSITIONS : Chef d’équipe des communications - Équipe Canada 2022

 

Date d’émission :         Le 23 octobre 2020
Date de clôture :           Le 6 novembre 2020

Contact :
Scott Stevenson
613-293-5021 (cell)
scott@commonwealthsport.ca

Introduction

Les Jeux du Commonwealth de 2022 auront lieu à Birmingham, en Angleterre, du 28 juillet ou 8 août 2022. Commonwealth Sport Canada (CSC) anticipe ces Jeux avec impatience et y enverra une équipe composée de près de 400 des meilleurs athlètes et entraîneurs pour représenter notre pays. Les communications sont une composante clé du projet d’Équipe Canada 2022. Ainsi, CSC est à la recherche d’un chef d’équipe des communications* qui formera et dirigera une équipe de spécialistes des communications (rémunérés et bénévoles) pour raconter les histoires des Jeux et les communiquer aux familles, amis et partisans du Canada et du monde entier. Les personnes intéressées et qualifiées sont priées de soumettre une proposition selon les conditions de cette demande de proposition (DP).

*Le genre masculin est utilisé dans le présent texte comme genre neutre afin d’en alléger la lecture.

Contexte

Les Jeux du Commonwealth

Les Jeux du Commonwealth ont pris une ampleur considérable depuis leurs débuts en 1930 à Hamilton, au Canada. Plus de 4500 athlètes représentant 72 nations et territoires participent aux Jeux du Commonwealth. Bien que ces Jeux quadriennaux mettent en vedette certains des meilleurs athlètes du monde, ils représentent aussi l’apogée de la compétition pour certains sports qui ne figurent pas au programme olympique. Ils mettent en vedette un programme de 19 sports, incluant 8 parasports.

Équipe Canada 2022

À tous les quatre ans, Commonwealth Sport Canada envoie une équipe composée des meilleurs athlètes canadiens pour compétitionner et remporter des médailles pour notre pays. Pour certains athlètes, les Jeux du Commonwealth sont le summum de leur carrière d’athlètes. Pour d’autres, il s’agit d’une étape vers d’autres exploits athlétiques. Mais pour tous les athlètes, les Jeux du Commonwealth sont une expérience inoubliable que très peu de Canadiens et Canadiennes ont le privilège de vivre. Les Jeux du Commonwealth de 2022 à Birmingham, en Angleterre, ne feront pas exception à la règle. La logistique d’y amener une équipe n’est qu’un côté de la médaille, l’autre moitié est d’informer les Canadiens de leurs succès, de créer des modèles pour les jeunes et de susciter la fierté de tous les Canadiens.

Commonwealth Sport Canada

CSC a été constituée en personne morale en 1979. CSC est le détenteur exclusif des droits de franchise du mouvement sportif du Commonwealth au Canada, reconnu par la Commonwealth Games Federation (« CGF »). CSC est un organisme de bienfaisance privé, à but non lucratif, régi par un conseil d’administration élu. CSC utilise le pouvoir du sport pour bâtir des collectivités au Canada et à travers le Commonwealth en envoyant l’équipe canadienne aux Jeux du Commonwealth, en accueillant les Jeux du Commonwealth et en utilisant le sport comme outil de développement social.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur le programme de l’équipe canadienne de Commonwealth Sport Canada à : www.commonwealthsport.ca.

Objectif

L’objectif de cette DP est de créer un processus d’évaluation et de sélection équitable et transparent, fournissant aux personnes intéressées tous les renseignements et les critères d’évaluation selon lesquels ils seront évaluées.

Qualités du chef d’équipe des communications

CSC est à la recherche d’un professionnel des communications qui possède les qualités suivantes :

  • Bilingue;
  • Expérience dans la prestation de stratégies de communication fructueuses dans un environnement de Grands Jeux, de préférence lors d’événements sportifs internationaux;
  • Efficacité éprouvée dans les domaines suivants :
  • Planification et exécution de toutes les exigences du rôle;
  • Bâtir et diriger une équipe des communications;
  • Gérer les besoins et les activités de l’équipe des communications et de la grande famille de CSC;
  • Faire preuve de bon jugement;
  • Agir avec assurance et confiance en soi lors de situations difficiles ou lors de situations de crise possibles; et
  • Parmi les autres habiletés essentielles : la résilience, la diplomatie, la résolution de problèmes, la gestion dans un environnement ambigu, la gestion du stress et de la frustration, l’endurance et l’énergie, une attitude positive, la créativité et l’utilisation des canaux appropriés pour faire avancer les choses.   
  • Une connaissance des Jeux du Commonwealth et des relations existantes avec les intervenants internes et externes clés de CSC sera considérée un atout.
Rôles et responsabilités du chef d’équipe des communications

Le chef d’équipe des communications d’Équipe Canada 2022 est le responsable du domaine fonctionnel des communications au sein de l’équipe de gestion de la Mission d’Équipe Canada, chargé de l’exécution des objectifs de communication d’Équipe Canada dans l’élaboration, la planification et l’exécution du plan des communications d’Équipe Canada 2022, y compris :

Période d’avant-Jeux

  • Élaborer et superviser la mise en œuvre du Plan des communications d’Équipe Canada 2022.
  • Consolider les relations avec les intervenants actuels de CSC (internes et externes) y compris mais sans s’y limiter : organismes nationaux de sport, partenaires en matière de performance, le comité organisateur hôte et ses partenaires, la Commonwealth Games Federation et ses Associations membres, gouvernements, et, le cas échéant, d’établir de nouveaux partenariats pour offrir un soutien additionnel à Équipe Canada 2022.
  • Diriger le processus d’embauche et de sélection de l’équipe des communications (membres rémunérés et bénévoles).
  • Assurer la cohérence du message pour renforcer la marque et la réputation de CSC au Canada et à l’étranger.
  • Organiser des formations médiatiques pour les porte-parole d’Équipe Canada.
  • Créer et maintenir un réseau de médias provenant du sport canadien/des nouvelles nationales/rédacteurs en chef qui font la promotion d’Équipe Canada 2022 et encourager la couverture médiatique.
  • Établir des protocoles pour les entrevues avec les médias, coordonner les entrevues et animer les conférences de presse.
  • Superviser le processus d’accréditation des médias canadiens et agir comme liaison directe de CSC avec le détenteur canadien des droits de diffusion en répondant à leurs besoins, tel que stipulé dans l’accord de diffusion.
  • Participer aux rencontres (mensuelles) de l’équipe de gestion d’Équipe Canada par vidéo-conférence, téléphone ou en personne.
  • Participer à la séance d’orientation de l’équipe de Mission.
  • Concevoir et gérer une stratégie de promotion multiplateforme avant-Jeux de l’équipe, du niveau local à national, incluant l’étape canadienne du Relais du Queen’s Baton 2022 (date à déterminer).  
  • Participer à l’élaboration du Plan d’intervention en cas d’urgence et de gestion des risques de CSC;
  • Identifier, surveiller et rapporter les mesures de communications quantifiables clés (qualitatives et quantitatives), et
  • Diriger la configuration et la mise sur pied du bureau de l’équipe canadienne des communications.  

 

Pendant les Jeux

  • Gérer les opérations du bureau des communications d’Équipe Canada.
  • Superviser toutes les activités de l’équipe des communications et la rédaction des communications quotidiennes pour Équipe Canada (communiqués de presse, résumé quotidien, reportages, etc.) et en assurer la diffusion.
  • Fournir des conseils de communication (messages clés, etc.) à tous les porte-parole d’Équipe Canada.
  • Agir comme attaché de presse, au besoin.
  • Identifier/gérer les enjeux entourant Équipe Canada en termes de communications, y compris les mesures à prendre, la communication de nos messages et les communiqués de presse, etc.
  • Être le premier point de contact pour les médias canadiens (y compris le diffuseur) aux Jeux du Commonwealth de 2022.
  • Participer aux réunions quotidiennes de l’équipe de leadership d’Équipe Canada 2022.
  • Participer à la mise en œuvre du Plan d’intervention en cas d’urgence et de gestion du risque de CSC (au besoin).

 

Après les Jeux

  • Planifier et superviser l’exécution de conférences de « retour à la maison » dans certains centres désignés à l’arrivée des membres de l’équipe, notamment les médaillés.
  • Contribuer au catalogage du Rapport final des communications d’Équipe Canada 2022 : toutes les stratégies et tactiques mises en œuvre, enjeux et résolution, résumé des mesures quantitatives et qualitatives pertinentes et recommandations pour la prochaine Mission d’Équipe Canada.

 

Le Chef d’équipe des communications est responsable des décisions relatives à l’enveloppe financière des communications dans le cadre du budget global d’Équipe Canada 2022. Le chef d’équipe des communications est membre de l’équipe de leadership d’Équipe Canada 2022, responsable de la gestion stratégique et de la planification et la mise en œuvre fonctionnelle du programme d’Équipe Canada 2022.

Le chef d’équipe des communications assure la liaison avec le Comité des communications de CSC et relève du Directeur exécutif d’Équipe Canada 2022.

Le chef d’équipe des communications peut être basé n’importe où au Canada. Toutefois, s’il habite à l’extérieur de la région d’Ottawa, il est attendu qu’il se déplacera à Ottawa à l’occasion des réunions de planification clés, aux frais de CSC.

Exigences de la proposition

Les candidats intéressés doivent soumettre un document de proposition à CSC, qui inclura :

  • Une description détaillée de leur expérience en communications (direction d’équipes et de projets de communication, création de stratégies, mise en œuvre de campagnes, etc.) directement reliée aux qualités, au rôle et aux responsabilités du chef d’équipe des communications. Veuillez fournir des exemples de votre travail précédent, incluant des communiqués de presse, des plans de communication, des articles/reportages, outils promotionnels, etc.)
  • Une description détaillée de la façon dont vous répondez aux qualités (y compris les aptitudes de gestion et de leadership), au rôle et aux responsabilités du chef d’équipe des communications.
  • Un résumé détaillé de votre vision pour les communications d’Équipe Canada 2022, y compris des exemples qui démontrent :
    • l’innovation pour maximiser la couverture des médias canadiens
    • la couverture sur les plateformes médias clés pour atteindre le plus grand auditoire possible, et
    • des solutions créatives pour maximiser le personnel et les ressources financières. 
  • Fournir les noms et les coordonnées de trois références, y compris au moins un subalterne direct et un superviseur direct.
  • Taux journalier proposé (incluant toutes les taxes applicables) selon les paramètres suivants : de 1 à 3 jours/mois (novembre 2020 à décembre 2021), 4 à 6 jours/mois (janvier 2022 à juin 2022) et à temps plein de juillet à la conclusion des Jeux. Si les frais excluent certains honoraires ou dépenses, une liste détaillée avec explication complète de la nature de ces frais doit être fournie, et 
  • Coordonnées complètes et celles de ses associés (s’il y a lieu), y compris nom, adresse postale, numéro(s) de téléphone et courriel.

 

Afin de minimiser les coûts et d’appuyer des pratiques respectueuses de l’environnement, la proposition et tous documents afférents doivent être soumis électroniquement, avant la date et l’heure de fermeture de la proposition. Il est important de maintenir une pagination dans la proposition.

Soumission de la proposition et échéancier

Veuillez envoyer votre proposition à : scott@commonwealthsport.ca Les propositions doivent être soumises au plus tard le 6 novembre 2020 à 17 h. Par souci de clarté, l’estampille de date et d’heure du compte de courrier électronique de scott@commonwealthsport.ca sera considérée la date et l’heure de réception de la soumission.

Les propositions reçues en retard ne seront ni acceptées, ouvertes ou lues, peu importe la circonstance.

Évaluation de la proposition et processus de sélection

L’objectif de cette DP est de procurer un processus d’évaluation juste, équitable et transparent afin que CSC puisse choisir le chef des communications d’Équipe Canada 2022 qui répond le mieux à toutes les qualités recherchées, au rôle et aux responsabilités.

Avant de soumettre une proposition, soyez conscient des paramètres suivants :

  • Si une personne a l’intention d’y répondre en collaboration avec des associés, une seule proposition doit être déposée et une seule des personnes agira comme point de contact avec CSC. Cette personne est responsable des engagements de ses associés.
  • La proposition doit clairement établir le besoin d’associés, le travail qu’ils effectueront, leurs noms, adresses, numéros de téléphone, courriels et expertise. CSC ne refusera pas de candidature basée sur l’implication d’associés. Toutefois, CSC conserve le droit de refuser les associés proposés.
  • Tous les documents et le matériel soumis avec la proposition deviennent la propriété de CSC, à moins que la personne dépose une demande explicite par écrit.
  • Une fois la proposition reçue par CSC, aucun changement ou modification ne sera permis sans l’approbation préalable de CSC. De plus, les déclarations contenues dans la proposition sont contraignantes.
  • CSC se réserve le droit de ne pas accepter la proposition à moindre coût ou toute proposition soumise, et
  • La personne doit divulguer tout conflit d’intérêt potentiel dans la prestation de ses services. Un conflit d’intérêt est défini comme suit « une série de circonstances qui créent un risque que le jugement professionnel ou les actions dans le cadre d’un intérêt primaire seraient indûment influencés par un intérêt secondaire. » Un intérêt primaire se réfère aux buts principaux de la profession ou de l’activité, telles la protection des clients ou, l’intégrité de la recherche. Un intérêt secondaire inclut non seulement un gain financier mais aussi des motifs tels l’avancement professionnel ou le désir de favoriser certaines personnes. Les intérêts secondaires ne sont pas mauvais en eux-mêmes mais deviennent répréhensibles lorsqu’il est perçu qu’ils ont poids supérieur aux intérêts primaires. Le conflit dans un conflit d’intérêt existe lorsqu’une personne particulière est influencée par l’intérêt secondaire. Le conflit existe s’il est raisonnablement possible (selon l’expérience et les preuves objectives) de croire que les circonstances créent un risque que les décisions pourraient indûment être influencées par des intérêts secondaires.  

 

Évaluation de la proposition

Toutes les propositions soumises sont évaluées selon les critères suivants :

  • Pertinence :
    • Les renseignements fournis dans la proposition répondent aux besoins énoncés dans la DP.
    • La proposition est présentée de façon claire et logique, en plus d’être bien rédigée, et
    • Le degré d’innovation et de mise en œuvre pratique du plan de communications par rapport aux solutions créatives de couverture et l’efficience des processus, en tenant compte des coûts.
  • Compétences : possède les qualités et l’expérience nécessaires à la planification et l’exécution fructueuses du projet.
  • Honoraires – Les honoraires respectent le budget alloué pour ce projet.

 

Les propositions sont examinées par la présidente du comité des communications de CSC, le directeur exécutif d’Équipe Canada 2022 et le Chef de Mission d’Équipe Canada 2022. Les candidats présélectionnés sont soumis à un processus d’entrevue formel et doivent fournir trois (3) références. CSC choisit un candidat privilégié. Ce candidat privilégié et ses associés font l’objet d’une vérification des antécédents et doivent compléter une formation sur l’abus, l’intimidation et le harcèlement en milieu de travail. CSC et le candidat privilégié négocieront les termes du mandat, et s’ils sont convenus, CSC et le candidat privilégié concluront une entente. 

Une fois l’entente signée, le nom du chef d’équipe des communications d’Équipe Canada 2022 est communiqué à toutes les parties qui ont soumis une proposition.

Règlements généraux

Confidentialité

Tous les renseignements contenus dans cette DP et les propositions sont strictement confidentiels et ne doivent pas être divulgués à une tierce partie. CSC et la personne s’entendent que tous les détails de la proposition, y compris les renseignements financiers et les concepts de la proposition, sont confidentiels au cours du processus. CSC et la personne feront tout ce qui est raisonnablement nécessaire afin de préserver cette confidentialité.

Coûts associés à la proposition

Tous les coûts associés à la préparation et la présentation de la proposition et pour fournir des renseignements additionnels exigés par CSC afin de faciliter leur processus d’évaluation sont l’entière responsabilité de la personne et ne seront pas remboursés par CSC.

Communication

Toute question doit être soumise par écrit à Scott Stevenson à scott@commonwealthsport.ca qui fera suivre sa réponse écrite à toutes les parties qui ont exprimé un intérêt.

Cadeaux

Aucun cadeau, gratification ou marque de reconnaissance de n’importe quelle sorte ne peut être offert à CSC ou à l’un de ses représentants.

Indemnisation/Responsabilité

La personne, si sélectionnée, s’engage à libérer CSC contre toute réclamation ou litige (incluant les frais juridiques) relié ou résultant des activités de la personne. CSC n’est pas responsable d’aucun coût ou dépense encourue par la personne ou ses associés dans la préparation d’une proposition.

Avis

CSC peut annuler ou retirer cette DP à son entière discrétion, à tout moment. La personne peut révoquer sa proposition à tout moment en déposant un avis écrit de révocation à l’attention de scott@commonwealthsport.ca. CSC enverra un accusé de réception de l’avis de révocation à la personne.

Résolution de différends

Toutes les conditions de cette DP sont régies par la loi de l’Ontario. Tout différend découlant de ou relié à cette demande de proposition sera exclusivement soumis au programme ADRSportRED (le programme alternatif de résolution des différends dans le sport amateur) ou à son successeur. En soumettant une proposition, la personne accepte la juridiction d’ADRSportRED sur les différends découlant de ce processus de DP.  

Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste contractuel de chef d’équipe des communications d’Équipe Canada 2022. Si vous avez besoin de plus de renseignements ou d’éclaircissements au sujet de l’information présentée dans cette demande de propositions, veuillez communiquer avec Scott Stevenson à scott@commonwealthsport.ca