Une planification d’un tout autre niveau dans le cadre de Grands Jeux

Voilà l’une des conclusions clés tirée d’une analyse post-Jeux menée par Scott Stevenson, directeur du sport chez Jeux du Commonwealth Canada (JCC).

« Dès le tout début, Delhi nous présentait plusieurs défis très particuliers », note Stevenson. « Si nous allions créer des conditions de performance optimales pour les athlètes, nous n’avions d’autre choix que de penser de manière plus détaillée et inventive lors de l’élaboration et de l’exécution de nos plans. Après cette expérience, nous ne pourrons plus jamais planifier des Grands Jeux de la même manière. »

Stevenson a identifié trois domaines en particulier qui ont été de valeur inestimable à l’équipe canadienne relativement aux accrocs et faux pas innombrables de Delhi, pour finalement passer à travers la crise qui menaçait de dérailler les Jeux : les partenariats, la planification globale et les communications.

L’accent sur les partenariats était une conséquence naturelle de l’approche philosophique adoptée par Stevenson dans ses préparatifs pour l’Inde. « Vu toutes les complexités, c’était tout à fait sensé d’étendre le bras à des partenaires réceptifs déjà impliqués dans le système sportif de haute performance et ainsi tirer parti de nos ressources, connaissances et expertise respectives. »

Au lieu de bâtir sa propre capacité technique sportive, par exemple, JCC a collaboré avec À nous le podium (ANP) pour retenir les services du D^r Jon Kolb qui s’est joint à l’équipe de leadership d’Équipe Canada.

« Jon et son équipe ont été d’une aide précieuse aux athlètes, aux entraîneurs et à notre équipe toute entière », partage Stevenson. « Ils avaient établi des relations avec les organismes nationaux de sport (ONS) et amenaient une profusion d’expérience pertinente et personnelle à l’équation. »

Le partenariat avec ANP a aussi permis la participation du D^r Trent Stellingwerff, un nutritionniste de calibre mondial, dont l’expertise, les interventions sur place et la surveillance des membres de l’équipe se sont avérées inestimables aux Jeux de Delhi.

Stevenson maintient que la priorité dans le cadre de Jeux futurs sera de développer d’autant plus les partenariats qui se sont révélés si importants avant, au cours, et à la suite de Delhi 2010. Parmi les partenariats clés, notons:

• une étroite collaboration avec chaque ONS, privilégiant une approche personnalisée qui vise à maximiser l’expérience de chaque athlète, entraîneur et personnel de soutien;

• Sport Canada, qui a agi comme organisme-ressource principal auprès de plusieurs agences et ministères fédéraux dont le ministère des Affaires étrangères, le haut-commissariat du Canada à Delhi et la GRC, qui ont tous joué un rôle clé dans la conception et l’exécution du plan d’Équipe Canada;  

• la Fédération des Jeux du Commonwealth, une source régulière et fiable de renseignements qui a su consolider l’impact des interventions des équipes participantes auprès du comité organisateur hôte. Un porte-parole pour une meilleure gestion des résultats, la Fédération a fait appel à des stagiaires du programme de Développement international par le sport (DIS) de JCC pour assurer la fiabilité de la saisie des données pendant les Jeux de Delhi 2010; 

• Entraîneurs du Canada, qui développe une politique de normes en matière d’entraînement et a offert un soutien des entraîneurs canadiens sur place; et

• l’Association canadienne des entraîneurs pour la création et la prestation d’une bourse à l’intention des entraîneures féminines aux Jeux du Commonwealth.

Globalement, les inquiétudes généralisées au sujet des bêtises et des communications nébuleuses du Comité organisateur de Delhi 2010 ont motivé plusieurs Associations des Jeux du Commonwealth (AJC), dont celle du Canada, à partager des renseignements dans les années qui précédaient les Jeux. Cette alliance s’est avérée particulièrement efficace au cours de la période de crise lorsque des mesures d’urgence s’imposaient afin d’adresser de sérieux problèmes fonctionnels et des conditions d’hébergement qui ne répondaient pas du tout aux attentes au Village des Athlètes.

Les partenariats faisaient partie intégrante de l’approche globale de planification d’Équipe Canada en vue des Jeux de Delhi. Tout aussi critique était la notion du « plan de mesures d’urgences » qui assurait des plans pour toute éventualité à laquelle l’équipe pourrait faire face.

 « Dans certains cas, nous avions identifié des plans d’urgence pour nos plans d’urgence », plaisante Stevenson. « Mais en réalité, nous avions un Plan B pour toute éventualité, y compris des remplaçants pour chaque membre de l’équipe de Mission, au cas où certains d’entre eux étaient atteints du malaise local qu’on appelle communément le Delhi belly. »

Pour la première fois à cette édition des Jeux, JCC avait intégré des membres de son personnel au sein de l’équipe de Mission afin d’assurer la continuité dans certaines unités fonctionnelles critiques telles les opérations et les communications.  Le détail de la planification – du jamais vu comparativement aux  Jeux précédents – a nécessité des visites fréquentes des sites de Delhi par plusieurs membres de l’équipe de Mission, y compris l’équipe de la sécurité de la GRC. Après chaque visite, JCC a animé des séances d’information pour les ONS et l’équipe de Mission afin qu’ils aient une source constante de renseignements précis et pertinents. 

« À mesure que l’on approchait des Jeux, plus il y avait d’inquiétudes au sujet de l’état de préparation à Delhi », ajoute Martha Deacon, Chef de Mission d’Équipe Canada Delhi 2010. « Il y avait tellement de spéculation dans les médias; nous avons dû prendre des mesures proactives pour que nos partenaires disposent des meilleurs renseignements possibles afin de prendre des décisions éclairées et d’élaborer leurs propres plans. »

Cette communication régulière à deux sens entre les ONS et JCC a permis d’établir une complicité et une confiance qui se sont avérées inestimables lors de la période de crise avant les Jeux. Lorsque les inquiétudes internationales à propos des conditions des sites de compétition et de l’hébergement étaient à leur apogée, JCC offrait des mises à jour régulières à ses partenaires clés de Delhi, où Scott Stevenson dirigeait une équipe déplacée à l’avance des Jeux chargée des préparatifs. Des appels conférences quotidiens avec les ONS et les médias canadiens, par exemple, leur permettaient un accès direct à des renseignements obtenus des gens sur place et offraient l’occasion de poser des questions et d’obtenir des éclaircissements.

 « Les ONS étaient bombardés par les questions et les préoccupations de leurs propres athlètes, entraîneurs et les membres de leurs familles », confirme Stevenson. « Nous avons rapidement reconnu qu’ils avaient besoin d’un accès constant aux renseignements les plus  à jour pour répondre rapidement à leurs membres avec cohérence et confiance. »

Le partage de renseignements sur une base régulière avec les ONS a également permis d’axer la fin de semaine d’orientation d’avant-Jeux sur les plans de d’urgence, la gestion de crise et l’esprit d’équipe. « Nous avons passé une grande partie de cette fin de semaine à évaluer des scénarios potentiels et confirmer qui ferait quoi, et quand », note Deacon. « En effet, cette formation a été critique à notre succès dans la période de crise avant les Jeux et ainsi minimiser les distractions de nos athlètes et nos entraîneurs. »

Ces leçons, et plusieurs autres, tirées des Jeux de Delhi, sont présentement intégrées à la planification des Jeux de la Jeunesse du Commonwealth qui auront lieu à l’île de Man au mois de septembre et des Jeux du Commonwealth de 2014 à Glasgow.

 « Ces leçons que nous avons apprises de notre propre expérience et de nos partenaires au cours des dernières années nous permettront d’exécuter une planification d’un tout autre niveau », prédit Stevenson. « En effet, tout ceci s’oriente avantageusement à notre objectif principal voulant que les Jeux du Commonwealth créent la meilleure valeur possible pour nos partenaires et le système sportif canadien dans son ensemble. »