DEMANDE DE PROPOSITION Responsable des médias sociaux (bénévole) - Équipe Canada 2014

Date de  la demande :   6 novembre 2013
Date limite :                   18 novembre 2013

Contact :                        Kelly Laframboise
                                      2255, boul St. Laurent, bureau 120
                                      Ottawa, Ontario K1G 4K3
                                      613-244-6868 poste 222
                                      kelly@commonwealthgames.ca

Introduction

Les XXes Jeux du Commonwealth auront lieu du 23 juillet au 3 août 2014 à Glasgow, en Écosse. C’est avec beaucoup d’enthousiasme que Jeux du Commonwealth Canada (JCC) anticipe de terminer parmi les trois premières nations à ces Jeux  avec une équipe composée de plus des 200 meilleurs athlètes canadiens des sports d’été. Les médias sociaux seront un élément clé du plan de communication d’Équipe Canada 2014. Pour ce faire, JCC est à la recherche d’un(e) responsable des médias sociaux (bénévole) qui « relèvera la barre » en matière de médias sociaux pour l’équipe canadienne. Il existe plusieurs opportunités d’engager les Canadiens et les Canadiennes par l’entremise des médias sociaux et JCC est à la recherche d’une personne qui possède une vaste expérience et des stratégies novatrices dans le domaine des médias sociaux. Les personnes intéressées qui possèdent les qualifications requises devraient soumettre leur demande selon les  modalités de cette demande de proposition (DDP).

Le (la) responsable des médias sociaux sera chargé(e) de gérer et d’assister JCC avec sa planification au cours des mois précédant les Jeux,  en plus d’être un membre à part entière de l’équipe de Mission canadienne sur place, à Glasgow. Le vol, les repas, l’hébergement et l’uniforme de l’équipe canadienne seront fournis.

Contexte

Les Jeux du Commonwealth

Les Jeux du Commonwealth ont beaucoup grandi depuis leurs débuts à Hamilton, au Canada, en 1930. Présentement, 4500 athlètes représentant 71 nations participent aux Jeux du Commonwealth. Tout en rassemblant plusieurs des meilleurs athlètes du monde, ces Jeux sont aussi le sommet de la compétition dans plusieurs des sports non olympiques au programme des dix-sept disciplines sportives. Les Jeux du Commonwealth ont  le plus grand auditoire mondial après celui des Jeux olympiques. Pour tous les athlètes, les Jeux du Commonwealth sont une expérience unique en leur genre; un privilège réservé à très peu de Canadiens et Canadiennes. Les XXesJeux du Commonwealth de Glasgow ne feront pas exception à la règle. Se rendre à Glasgow n’est que la moitié de la tâche, l’autre moitié consiste à informer les Canadiens du succès de nos athlètes,  de créer des modèles de rôle pour la jeunesse canadienne et d’inspirer la fierté chez tous les Canadiens.

L’Association canadienne des Jeux du Commonwealth

JCC a été fondée en 1979. JCC détient exclusivement les droits de franchise du mouvement du sport du Commonwealth au Canada et est reconnu par la Commonwealth Games Federation. JCC est un organisme de bienfaisance privé à but non lucratif, dirigé par un conseil d’administration élu. JCC tire parti du pouvoir transformateur qu’exerce le sport pour bâtir des collectivités à travers le Canada et partout au Commonwealth, en envoyant une équipe aux Jeux du Commonwealth, en accueillant les Jeux du Commonwealth et en utilisant le sport comme outil de développement social.

Vous pouvez trouver de plus amples renseignements au sujet de Jeux du Commonwealth Canada à www.commonwealthgames.ca.

Objectif

L’objectif de cette DDP est de fournir un processus d’évaluation des propositions et de sélection à la fois équitable et transparent, notamment au niveau de la communication des renseignements et des critères d’évaluation qui seront utilisés pour le choix des candidats.

Compétences du (de la) responsable des médias sociaux

JCC est à la recherche d’un(e) professionnel(le) du domaine des médias sociaux qui possède les qualités et l’expérience suivantes :

  • Bilingue
  • Vaste expérience dans le domaine des communications électroniques
  • Expérience prouvée dans la prestation de stratégies de médias sociaux lors d’un événement d’importance, de préférence un événement sportif d’envergure internationale
  • Une connaissance des Jeux du Commonwealth et relations préalables avec les intervenants clés internes et externes de JCC seront considérés un atout

Rôles et responsabilités du (de la) responsable des médias sociaux

Le ou la responsable des médias sociaux d’Équipe Canada 2014 sera l’expert des médias sociaux de l’équipe des communications d’Équipe Canada, orientant les objectifs en matière de médias sociaux grâce à l’élaboration, la planification et l’exécution du Plan de médias sociaux d’Équipe Canada 2014, y compris, mais sans s’y limiter :

PÉRIODE AVANT les JEUX

Disponible pour une fin de semaine d’orientation et de formation (2 ou 3 jours) à Ottawa, en plus de rencontres et/ou appels conférences additionnels selon le portefeuille de responsabilités aux Jeux (les dates exactes restent à déterminer)

  • ÉLABORATION DE LA STRATÉGIE :
    • De concert avec la Chef de communications, élaborer un plan global de médias sociaux pour les Jeux du Commonwealth de 2014.
  • MARQUE :
    • Élaboration et mise en œuvre de modèles à l’image de la marque de JCC pour les sites de médias sociaux de JCC (Twitter, Facebook, arrière-plan pour YouTube et photos de profil) et du site web (page d’entrée, page d’accueil, graphisme et designs à l’interne).
  • PUBLICITÉ/PROMOTION :
    • Élaboration de campagnes et de concours pour générer davantage de pages vues et d’abonnés et une plus grande conscientisation globale aux activités de JCC à  l’aide de Facebook, Twitter et Google.
    • Élaborer des messages électroniques clés pour le site web, Twitter, Facebook, YouTube et le blogue.
  • PRÉPARATION DE L’ÉQUIPE :
    • Création de lignes directrices pour les médias sociaux pour l’Équipe canadienne en vigueur avant et pendant les Jeux
    • Préparation de matériel pour des séances de « Médias sociaux 101 ».
  • ÉLABORATION ET GESTION DES PLATEFORME S DE MÉDIAS SOCIAUX :
    • Élaboration et mise en œuvre d’un blogue corporatif, rédaction de 5 à 10 blogues génériques à être utilisés avant les Jeux
    • Gestion et entretien des canaux et des pages de médias sociaux de JCC; préparation pour la période des Jeux, y compris la recherche et l’élaboration de listes pour suivre et s’abonner à tous nos membres, commanditaires et affiliés.
    • Élaboration et planification de la portion de TI de la zone interactive, y compris la planification de la retransmission télé en direct, applis de médias sociaux pour transmettre les commentaires sur écran, et l’agencement de la zone interactive. 
    • Préparation de photos et de vidéos pour toutes les plateformes sociales et gestion de leur archivage.

PENDANT LES JEUX

Disponible pour travailler à temps plein avec l’équipe des communications à Glasgow du 16 juillet au 6 août 2014, approximativement.

Les responsabilités seront les suivantes :

  • MARQUE :
    • Veiller à ce que les lignes directrices pour la marque et l’identité visuelle de JCC soient respectées dans toutes les initiatives de marketing électroniques.
    • Partage et promotion des messages clés de JCC avec nos membres, affiliés et commanditaires; personnalisés pour nos pages Twitter, Facebook, YouTube et blogues.
  • PUBLICITÉ/PROMOTION :
    • Gestion de campagnes de publicité Facebook, Twitter et Google Adword, pour optimiser les impressions et le rayonnement dans le but de générer des fans.  
    • Organiser des concours sur les médias sociaux avec des prix, cadeaux et autres opportunités. 
  • PRÉPARATION DE L’ÉQUIPE :
    • Animer des présentations « Médias sociaux 101 » aux membres de l’équipe  au début des Jeux, selon les besoins, en soulignant et en expliquant les normes et les lignes directrices de la CGF.
    • Veiller à ce que les lignes directrices en matière de médias sociaux de JCC soient respectées par tous les membres accrédités de l’équipe, membres du personnel et porte-paroles.
  • GESTION DES PLATEFORMES DE MÉDIAS SOCIAUX :
    • Gestion et création de contenu pour la nouvelle plateforme du blogue de JCC. Développer de 1 à 2 blogues par jour sur une variété de sujets dont (sans toutefois s’y limiter) : questions et réponses #questionpourathlètes,  fans canadiens, reportage sur les sports, vignette sur nos commanditaires, partenaires, VIPs en plus de blogues sur nos meilleurs espoirs de médaille ou médaillés.
    • Gestion et entretien des canaux et des pages de médias sociaux de JCC (Twitter/Facebook/YouTube); générant de 1 à 2 entrées Facebook par jour en plus d’un album de photos par jour mettant en vedette les moments marquants sur Facebook : médaillés, résultats, horaire du lendemain, etc… En générant de 20 à 30 gazouillis (tweets) par jour, y compris les résultats en temps réel, total des médailles, horaires, photos, vidéos et nouvelles de dernière heure. Aussi, interaction avec les membres des médias, les commanditaires, partenaires, membres et affiliés de JCC, VIPS, athlètes, amis et famille et le grand public en suivant et en participant à la conversation.   
    • Gestion et mise à jour de contenu à jour sur les pages de Jeux du site web :  À propos de Glasgow 2014, l’histoire des Jeux, Équipe Canada, personnel de Mission, biographies d’athlètes, banque d’images, horaire, résultats, nouvelles, galerie de photos et de vidéos, sports, installations et Centre des médias; dépannage pour l’intégration de Zeus au site web, au besoin.
    • Gestion et entretien d’une banque de données d’images sur disque dur et en ligne. Utilisation des photos sur Facebook, Twitter et sur les blogues et/ou compilations vidéos. Partage de photos avec les attachés, au besoin.
    • Gestion d’entrevues au village, maintient de la banque de donnés de clips vidéos sur disque dur. Utilisation et partage du contenu vidéo sur notre canal YouTube, avec nos intervenants-clés, membres des médias et attachés de presse et utilisation dans les entrées du blogue/nouvelles.

Aussi : Remplacer et aider à n’importe quel site des Jeux, tel qu’indiqué par la chef des communications; participer à la rédaction de l’infolettre quotidienne de JCC et autre besoins de communications pour les Jeux, agir comme référence directe pour les résultats, total des médailles et citations; aider lors d’événements spéciaux pour VIPs et commanditaires; agir comme personne-ressource de l’équipe des communications pour l’affichage et le soutien technique; participer à l’orientation et aux relations avec les commanditaires.

Après les Jeux

  • Contribution au compte-rendu post-Jeux, en fournissant des suggestions pour l’amélioration du programme;
  • Tirer parti des moments forts de Glasgow 2014 pour produire du contenu pour le site web et les sites sociaux de JCC et maintenir leur lancée après les Jeux.

Le (la) responsable des médias sociaux relèvera de la Chef des communications de l’équipe canadienne 2014 et sera membre de l’équipe des communications de Glasgow 2014.

Cadre pour la demande de proposition

Exigences pour la demande de proposition

Les candidats intéressés doivent soumettre un document de proposition à JCC qui inclura :

  • Une description détaillée de votre expérience en médias sociaux;
  • Une description détaillée de la manière dont vous avez préalablement relevé le rôle et les responsabilités
  • Un aperçu détaillé de votre vision pour le plan de médias sociaux d’Équipe Canada 2014, avec exemples.
  • Une liste de trois personnes qui peuvent fournir une référence, ainsi que leurs coordonnées.

Pour minimiser les coûts et encourager des pratiques écologiques, les documents de la demande de proposition doivent être soumis électroniquement, d’ici la date limite.

Soumission de la proposition et échéancier

Veuillez envoyer votre proposition à Kelly@commonwealthgames.ca. Les propositions doivent être soumises au plus tard le 18 novembre 2013.

Évaluation de la proposition et processus de sélection

Le but de cette DDP est de fournir un processus d’évaluation juste, équitable et transparent afin que JCC puisse choisir le (la) responsable des médias sociaux d’Équipe Canada 2014 qui répond le mieux aux compétences, rôle et responsabilités.

Évaluation de la proposition

Toutes les propositions soumises seront évaluées selon les critères suivants :

  • Pertinence:
    • Les renseignements fournis dans la proposition rencontrent les besoins énumérés à  la DDP,
    • La proposition est bien rédigée et présentée de manière claire et logique, et
    • Le degré d’innovation et de mise en œuvre pratique du plan de médias sociaux.
  • Compétences  - possède les qualités pertinentes et l’expérience requise pour planifier le projet et le mettre en œuvre avec succès.

Les propositions seront examinées par le chef de la direction de JCC, le directeur du sport de JCC, la Chef de Mission des Jeux de 2014 et la Chef des communications pour 2014. Il est possible que JCC exige une entrevue avec les candidats sélectionnés. 

Règlements généraux

Confidentialité

Tous les renseignements contenus dans cette DDP et les propositions sont strictement confidentiels et ne doivent pas être communiqués à des tiers. JCC et le (la) candidat(e) s’entendent que tous les détails de cette proposition, y compris les renseignements financiers et les concepts de la proposition, sont confidentiels. JCC et le (la) candidat(e) feront tout en leur possible pour maintenir cette confidentialité.

Coûts associés à la proposition

Tous les coûts associés à la préparation et à la présentation de cette proposition dans le cadre de cette DDP et les coûts pour fournir les renseignements additionnels exigés par JCC pour faciliter le processus d’évaluation sont l’entière responsabilité du (de la) candidat(e) et ne seront pas remboursés par JCC.

Communication

Toute question devra être adressée par écrit à Kelly Laframboise kelly@commonwealthgames.ca, qui fournira une réponse écrite à tous les partis intéressés.

Indemnisation/Responsabilité

La personne, si choisie, s’engage à indemniser JCC contre tout litige ou réclamation (y compris les frais juridiques) liés à ou se dégageant des activités de ladite personne. JCC ne sera pas responsable de dépenses ou de coûts engagés par la personne ou ses associés, dans le cadre de la préparation de la proposition.

Avis

JCC peut résilier ou annuler cette DDP à son entière discrétion, à tout moment. La personne peut révoquer sa proposition à tout moment par la remise d’un avis de révocation écrit à kelly@commonwealthgames.ca. En retour, JCC confirmera l’avis de révocation.

Résolution de différends

Toutes les modalités de cette DDP sont régies par les lois de l’Ontario. Tout différend découlant de cette DDP sera soumis exclusivement au programme du CRDSC (Centre de Règlement des Différends Sportifs du Canada pour le sport amateur), ou organisme qui lui succédera. En soumettant une proposition, le (la) proposant(e) accepte la compétence du CRDSC sur tout différend découlant de ce processus de DDP.

Nous vous remercions de votre intérêt à l’égard du poste bénévole de responsable des médias sociaux pour l’équipe canadienne 2014. Si vous avez besoin de plus de renseignements ou d’un éclaircissement au sujet de cette DDP, veuillez communiquer avec Kelly Laframboise à kelly@commonwealthgames.ca.