DEMANDE DE PROPOSITIONS : Responsable de la sécurité et de la protection - Équipe Canada 2022

Date d’émission :  Le 04 janvier 2021
Date de clôture : Le 20 janvier 2021

Contact:
Scott Stevenson
a/s House of Sport - RA Centre / Maison du Sport
2451, promenade Riverside Drive, Ottawa (Ontario) K1H 7X7   
613-293-5021 (cell)
scott@commonwealthsport.ca

Introduction

Les Jeux du Commonwealth de 2022 auront lieu à Birmingham, en Angleterre, du 28 juillet ou 8 août 2022. Commonwealth Sport Canada (CSC) anticipe ces Jeux avec impatience et y enverra une équipe composée de près de 400 des meilleurs athlètes et entraîneurs pour représenter notre pays. Bien que notre but soit de fournir une opportunité et un environnement de performance qui permettront à nos athlètes d’exceller, nous devons, au meilleur de nos capacités, assurer la sécurité de nos membres afin qu’ils puissent mener leurs objectifs sportifs à bien. CSC est à la recherche d’un responsable de la sécurité et de la protection qui établira et dirigera la planification de la sécurité et appuiera l’équipe de leadership de la mission d’Équipe Canada 2022. Les personnes intéressées et qualifiées sont priées de soumettre une proposition selon les conditions de cette demande de proposition (DP).

*Le genre masculin est utilisé dans le présent texte comme genre neutre afin d’en alléger la lecture.

Contexte

Les Jeux du Commonwealth
Les Jeux du Commonwealth ont pris une ampleur considérable depuis leurs débuts en 1930 à Hamilton, au Canada. Plus de 4500 athlètes représentant 72 nations et territoires participent aux Jeux du Commonwealth. Bien que ces Jeux quadriennaux mettent en vedette certains des meilleurs athlètes du monde, ils représentent aussi l’apogée de la compétition pour certains sports qui ne figurent pas au programme olympique. Le programme des Jeux inclut 19 sports, dont 8 parasports.

Équipe Canada 2022
À tous les quatre ans, Commonwealth Sport Canada envoie une équipe composée des meilleurs athlètes canadiens pour compétitionner et remporter des médailles pour le Canada. Pour certains athlètes, les Jeux du Commonwealth sont le summum de leur carrière d’athlètes. Pour d’autres, il s’agit d’une étape vers d’autres exploits athlétiques. Mais pour tous les athlètes, les Jeux du Commonwealth sont une expérience inoubliable que très peu de Canadiens et Canadiennes ont le privilège de partager. Les Jeux du Commonwealth de 2022 à Birmingham, en Angleterre, ne feront pas exception à la règle.

Commonwealth Sport Canada
CSC a été constituée en personne morale en 1979. CSC est le détenteur exclusif des droits de franchise du mouvement sportif du Commonwealth au Canada, reconnu par la Commonwealth Games Federation (« CGF »). CSC est un organisme de bienfaisance privé, à but non lucratif, régi par un conseil d’administration élu. CSC utilise le pouvoir du sport pour bâtir des collectivités au Canada et à travers le Commonwealth en envoyant l’équipe canadienne aux Jeux du Commonwealth, en accueillant les Jeux du Commonwealth et en utilisant le sport comme outil de développement social.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur le programme de l’équipe canadienne de Commonwealth Sport Canada à : www.commonwealthsport.ca.

Objectif

L’objectif de cette DP est de créer un processus d’évaluation et de sélection équitable et transparent, fournissant aux personnes intéressées tous les renseignements et les critères d’évaluation selon lesquels ils seront évaluées.

Qualités du responsable de la sécurité et de la protection

CSC est à la recherche d’un professionnel qui possède les qualités suivantes :

  •  Le bilinguisme est un atout
  • Expérience de conseiller et leadership éprouvé en matière de sécurité et de protection aux équipes canadiennes qui évoluent dans un environnement de Jeux multisports
  • Capacité éprouvée dans les domaines suivants :

-        Planification et exécution de toutes les exigences du rôle
-        Bâtir et diriger une équipe, si des effectifs supplémentaires étaient jugés nécessaires 
-        Faire preuve de bon jugement
-        Agir avec assurance et confiance en soi lors de situations difficiles ou lors de situations de crise possibles
-        Parmi les autres habiletés essentielles : le renforcement de relations, les communications interpersonnelles, la résilience, la diplomatie, la résolution de problèmes, la gestion dans un environnement dynamique, la gestion du stress et de la frustration, l’endurance et l’énergie, une attitude positive, la créativité et l’utilisation des canaux appropriés pour faire avancer les choses.  

  • Une connaissance des Jeux du Commonwealth et des relations existantes avec les intervenants internes et externes clés de CSC seront considérées un atout.

Rôle responsabilités du responsable de la sécurité et de la protection

Le responsable de la sécurité et de la protection d’Équipe Canada 2022 est responsable de la planification et de l’intervention en matière de sécurité et de prévention au sein de l’équipe de leadership de la mission canadienne et responsable des objectifs de sécurité et de protection d’Équipe Canada par l’entremise de l’élaboration et la mise en œuvre du Plan de sécurité et de protection d’Équipe Canada 2022, y compris :

Période d’avant-Jeux :

  • Diriger le Plan de sécurité et de protection d’Équipe Canada 2022
  • Effectuer la liaison avec les partenaires d’Équipe Canada et établir des relations efficaces pour appuyer les objectifs de sécurité et de protection. Les partenaires peuvent inclure, mais sans s’y limiter : l’unité fonctionnelle de la Sécurité pour Birmingham 2022 et ses partenaires, le haut-commissariat du Canada, les équipes de leadership de sécurité et de protection des autres nations participantes, etc.
  • Participer à la visite des installations et animer des conférences sur la sécurité, le cas échéant.
  • Développer et bâtir une équipe de sécurité et de protection, au besoin et l’intégrer au personnel de mission d’Équipe Canada.
  • Sensibiliser le leadership d’Équipe Canada et les organismes de sport nationaux participants pour assurer une préparation optimale dans le contexte de la sécurité dans le cadre de leur participation aux Jeux.
  • Conseiller l’équipe de leadership d’Équipe Canada dans l’élaboration de son équipe de gestion des enjeux. 

 

Pendant les Jeux:

  •  Mettre en œuvre du plan de sécurité et de protection tel que développé, et répondre aux éventualités, le cas échéant
  • Entretenir de relations efficaces avec les partenaires de sécurité de l’hôte et des autorités locales de Birmingham et participer aux séances d’information pertinentes, le cas échéant
  • Assurer que le leadership d’Équipe Canada est bien informé, dans un délai convenable
  •  Animer des séances d’information sur la sécurité sur place avec tous les membres de l’équipe, dans le cadre du processus d’orientation des organismes détenteurs de droits
  • Surveiller les conditions globales de sécurité aux Jeux (collectivité locale et installations spécifiques aux Jeux)
  • Appuyer et conseiller l’équipe de gestion des enjeux d’Équipe Canada, au besoin 

 

Après les Jeux :

  •  Préparer un rapport final et participer à une séance de bilan après les Jeux

Le responsable de la sécurité et de la protection peut être basé n’importe où au Canada. Toutefois, s’il habite à l’extérieur de la région d’Ottawa, il est attendu qu’il se déplacera à Ottawa à l’occasion des réunions de planification clés, aux frais de CSC.

Exigences de la proposition

Les candidats intéressés doivent soumettre un document de proposition à CSC, qui inclura :

  • Une description détaillée de leur expérience pertinente (leadership d’équipes et de projets de sécurité/protection, création de stratégies, exécution de projets, etc.) directement reliée aux qualités, au rôle et aux responsabilités du responsable de la sécurité et de la protection.  
  • Une description détaillée de la façon dont vous répondez aux qualités (y compris les aptitudes de gestion et de leadership), au rôle et aux responsabilités du responsable de la sécurité et de la protection.
  • Un résumé détaillé de votre vision pour la sécurité et la protection d’Équipe Canada 2022
  • Fournir les noms et les coordonnées de trois références, y compris au moins un subalterne direct et un superviseur direct.
  • Votre taux journalier proposé (incluant toutes les taxes) et le budget estimé pour le projet.

Afin de minimiser les coûts et d’appuyer des pratiques respectueuses de l’environnement, la proposition et tous documents afférents doivent être soumis électroniquement, avant la date et l’heure de fermeture de la proposition. Il est important de maintenir une pagination dans la proposition.

Soumission de la proposition et échéancier

Veuillez envoyer votre proposition à : scott@commonwealthsport.ca Les propositions doivent être soumises le 20 janvier 2021 à 17 h, au plus tard. Par souci de clarté, l’estampille de date et d’heure du compte de courrier électronique de scott@commonwealthsport.ca sera considérée la date et l’heure de réception de la soumission.

Les propositions reçues en retard ne seront ni acceptées, ouvertes ou lues, peu importe la circonstance.

Évaluation de la proposition et processus de sélection

L’objectif de cette DP est de procurer un processus d’évaluation juste, équitable et transparent afin que CSC puisse choisir le responsable de la sécurité et de la protection d’Équipe Canada 2022 qui répond le mieux à toutes les qualités recherchées, au rôle et aux responsabilités.

Avant de soumettre une proposition, soyez conscient des paramètres suivants :

  •  Si une personne a l’intention d’y répondre en collaboration avec des associés, une seule proposition doit être déposée et une seule des personnes agira comme point de contact avec CSC. Cette personne est responsable des engagements de ses associés.
  • La proposition doit clairement établir le besoin d’associés, le travail qu’ils effectueront, leurs noms, adresses, numéros de téléphone, courriels et expertise. CSC ne refusera pas de candidature basée sur l’implication d’associés. Toutefois, CSC conserve le droit de refuser les associés proposés.
  • Tous les documents et le matériel soumis avec la proposition deviennent la propriété de CSC, à moins que la personne dépose une demande explicite par écrit.
  • Une fois la proposition reçue par CSC, aucun changement ou modification ne sera permis sans l’approbation préalable de CSC. De plus, les déclarations contenues dans la proposition sont contraignantes.
  • CSC se réserve le droit de ne pas accepter la proposition à moindre coût ou toute proposition soumise, et
  •  La personne doit divulguer tout conflit d’intérêt potentiel dans la prestation de ses services. Un conflit d’intérêt est défini comme suit « une série de circonstances qui créent un risque que le jugement professionnel ou les actions dans le cadre d’un intérêt primaire seraient indûment influencés par un intérêt secondaire. » Un intérêt primaire se réfère aux buts principaux de la profession ou de l’activité, tels la protection des clients ou, l’intégrité de la recherche. Un intérêt secondaire inclut non seulement un gain financier mais aussi des motifs tels l’avancement professionnel ou le désir de favoriser certaines personnes. Les intérêts secondaires ne sont pas mauvais en eux-mêmes mais deviennent répréhensibles lorsqu’il est perçu qu’ils ont poids supérieur aux intérêts primaires. Le conflit dans un conflit d’intérêt existe lorsqu’une personne particulière est influencée par l’intérêt secondaire. Le conflit existe s’il est raisonnablement possible (selon l’expérience et les preuves objectives) de croire que les circonstances créent un risque que les décisions pourraient indûment être influencées par des intérêts secondaires.    

Évaluation de la proposition

Toutes les propositions soumises sont évaluées selon les critères suivants :

·          Pertinence :

  • Les renseignements fournis dans la proposition répondent aux besoins énoncés dans la DP.
  • La proposition est présentée de façon claire et logique, en plus d’être bien rédigée, et
  • Le degré d’innovation et de mise en œuvre pratique du plan de sécurité et de protection par rapport aux solutions créatives de couverture et l’efficience des processus, en tenant compte des coûts.

·          Compétences : possède les qualités et l’expérience nécessaires à la planification et l’exécution fructueuses du projet.

·          Honoraires : les honoraires respectent le budget alloué pour ce projet.

Les propositions sont examinées par le directeur général d’Équipe Canada 2022 et le Chef de Mission d’Équipe Canada 2022. Les candidats présélectionnés sont soumis à un processus d’entrevue formel et doivent fournir trois (3) références. CSC choisit un candidat privilégié. Ce candidat privilégié, et ses associés, font l’objet d’une vérification des antécédents et doivent compléter une formation sur l’abus, l’intimidation et le harcèlement en milieu de travail. CSC et le candidat privilégié négocieront les termes du mandat, et s’ils sont convenus, CSC et le candidat privilégié concluront une entente.  

Une fois l’entente signée, le nom du responsable de la sécurité et de la protection d’Équipe Canada 2022 est communiqué à toutes les parties qui ont soumis une proposition.

Règlements généraux   

Confidentialité
Tous les renseignements contenus dans cette DP et les propositions sont strictement confidentiels et ne doivent pas être divulgués à une tierce partie. CSC et la personne s’entendent que tous les détails de la proposition, y compris les renseignements financiers et les concepts de la proposition, sont confidentiels au cours du processus. CSC et la personne feront tout ce qui est raisonnablement nécessaire afin de préserver cette confidentialité.

Coûts associés à la proposition
Tous les coûts associés à la préparation et la présentation de la proposition et pour fournir des renseignements additionnels exigés par CSC afin de faciliter leur processus d’évaluation sont l’entière responsabilité de la personne et ne seront pas remboursés par CSC.

Communication
Toute question doit être soumise par écrit à Scott Stevenson à scott@commonwealthsport.ca qui fera suivre sa réponse écrite à toutes les parties qui ont exprimé un intérêt.

Cadeaux
Aucun cadeau, gratification ou marque de reconnaissance de n’importe quelle sorte ne peut être offert à CSC ou à l’un de ses représentants.

Indemnisation/Responsabilité
La personne, si sélectionnée, s’engage à libérer CSC contre toute réclamation ou litige (incluant les frais juridiques) relié ou résultant des activités de la personne. CSC n’est pas responsable d’aucun coût ou dépense encourue par la personne ou ses associés dans la préparation d’une proposition.

Avis
CSC peut annuler ou retirer cette DP à son entière discrétion, à tout moment. La personne peut révoquer sa proposition à tout moment en déposant un avis écrit de révocation à l’attention de scott@commonwealthsport.ca. CSC enverra un accusé de réception de l’avis de révocation à la personne.

Résolution de différends
Toutes les conditions de cette DP sont régies par la loi de l’Ontario. Tout différend découlant de ou relié à cette demande de proposition sera exclusivement soumis au programme ADRSportRED (le programme alternatif de résolution des différends dans le sport amateur) ou à son successeur. En soumettant une proposition, la personne accepte la juridiction d’ADRSportRED sur les différends découlant de ce processus de DP.   

Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste contractuel de responsable de la sécurité et de la protection d’Équipe Canada 2022. Si vous avez besoin de plus de renseignements ou d’éclaircissements au sujet de l’information présentée dans cette demande de propositions, veuillez communiquer avec Scott Stevenson à scott@commonwealthsport.ca